Comment s’organiser sans stress avec la méthode GTD?

Etre maman, on le sait c’est réussir au quotidien à tout gérer.

 

 

Comment s’organiser pour optimiser son temps et ne rien oublier ? Quelle méthode efficace adopter ?

Le problème:

Nous utilisons ou avons toutes utilisé des to-do list sur lesquelles se mélangent: acheter des piles, trouver une baby-sitter pour samedi soir, prendre rendez-vous chez le dentiste…

Les listes classiques de tâches permettent de répertorier mais elles ne permettent pas de gérer les actions en terme de priorités, de projet ou d’importance.

Résultat, nous avons tendance naturellement à nous orienter vers les actions les plus faciles et agréables à réaliser. La fameuse satisfaction de rayer une tâche terminée.

Nous laissons de coté les projets ou tout ce qui nous semble ennuyeux, ingrat. La liste s’allonge perpétuellement et crée anxiété et frustration. Nous ne parvenons jamais au bout!

J’ai donc cherché un nouveau système de gestion permettant de répertorier, classer et mettre en place les actions afin de parvenir à mes objectifs personnels et professionnels.

La méthode la plus connue est la méthode GTD (getting things done) publiée en 2001 par David Allen, à ce jour best seller dans de nombreux pays.

 

Le constat:

Nous sommes souvent stressées par les multiples tâches à accomplir et cette charge mentale nous disperse et empêche toute productivité.

(par exemple: répondre à un mail, régler une facture, réserver les vacances …). Notre mental a le don de nous titiller constamment l’esprit causant culpabilité et distraction.

Le simple fait de noter tout ce qui encombre votre esprit même si aucune action n’a été entreprise va vous soulager.
La méthode:

Flux en 5 étapes de gestion des tâches

1. Collecter

Recenser toutes les tâches que nous avons à accomplir, aujourd’hui ou plus tard , et les intégrer à un système cohérent et fiable en dehors de votre tête.

Ne chercher pas à réfléchir ou classer les idées à ce stade car chaque processus est indépendant.
La toute première collecte peut être longue car tous vos engagements, tâches, projets, sont dispersés sur différents supports. Il est primordial de tout rassembler.

 

Il faut passer en revue votre:

  1. Agenda
  2. Calendrier
  3. To do list
  4. Porte documents, votre sac, votre portefeuille (à la recherche de notes, de post-it, de cartes de visite).
  5. Environnement physique.
  6. Environnement numérique (email à traiter, pdf à exploiter).
  7. Esprit (avez vous des rêves, des envies ? apprendre un instrument, visiter un endroit, développer des compétences…).

Puis chaque jour, noter tous les éléments nécessitant une action ou une prise de décision et archiver les dans votre boite de réception en attente de clarification.

 

2. Clarifier

  • Si l’action prend moins de 2minutes, l’EXECUTER tout de suite. Ce sera toujours moins chronophage que de la traiter, la classer et d’y revenir ultérieurement.

 

  • Si l’action nécessite plus de temps, reformuler avec précision chaque tâche, le résultat souhaité et la prochaine action.

Fusionner les entrées qui sont liées au même résultat.

Par exemple, si vous prévoyez de changer d’ordinateur, « se renseigner sur le budget à prévoir », « sauvegarder les données de l’ancien ».

Les entrées sont à regrouper dans le projet intitulé « acheter un nouvel ordinateur ».

Il est probable que dès la clarification, des idées ou notes ne vous semblent pas intéressantes ou nécessaires, mettez directement dans la poubelle.

 

3. Organiser

Il est temps de classer vos entrées:

  • l’entrée vous intéresse mais ne nécessite aucune action immédiate, le classer dans REFERENCE.

(par exemple, le programme de théâtre de l’année prochaine).

 

  • si c’est un projet qui sera réalisé ultérieurement, classer dans UN JOUR/PEUT ETRE.

(par exemple, visiter le japon).

  • le document ne vous intéresse pas et ne nécessite aucune action, placer dans la CORBEILLE.

 

  • l’action ne nécessite qu’une seule étape, demandez vous si vous êtes la personne la mieux placée pour la faire? si non, DELEGUER.

(dans ce cas, noter dans une rubrique en attente).

  • si vous êtes la seule personne pour réaliser l’action, la noter dans PROCHAINES ACTIONS.

 

  • dans le cas où l’entrée nécessite une action en 1 seule étape à effectuer ultérieurement, la noter dans votre CALENDRIER.

(aller chercher votre sœur à l’aéroport par exemple).

 

  • Identifier le but et le résultat souhaité de chaque projet. Ouvrir une page pour votre projet actif et classer dans PROJETS.

Ré intituler si nécessaire le titre de votre projet. si le projet est vague, vous n’arriverez pas à réfléchir dessus et à définir les prochaines d’actions.

Définir éventuellement une date de fin réelle ou souhaitée.

Formuler la prochaine action.

 

 

4. Revoir

1 fois par semaine, refaire le point, prendre du recul sur les tâches répertoriées.

 

5. Exécuter

 

Avantages:

  • gain de productivité
  • moins de stress
  • processus clair et défini
  • personnalisable

 

Inconvénients

  • Rigueur quotidienne
  • Nécessite du temps à la mise en place.
  • trouver son support de gestion (papier, électronique…)

 

 

Et vous, connaissez vous la méthode GTD, quel est votre système d’organisation ?

Cette méthode vous semble t-elle compliquée à mettre en place ?

Pour aller plus loin

 

 

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